Datenschutzhinweis zur Förderung der Kinder- und Jugendarbeit

Die Sportjugend Oberhausen bietet die Möglichkeit der Förderung der Kinder- und Jugendarbeit in den Mitgliedsorganisationen des Stadtsportbundes Oberhausen e. V. an. Diese können über einen Antragsprozess beantragt werden. Zu diesem Zweck müssen innerhalb des Antrags- und Abrechnungsprozesses verschiedene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, dazu gehören auch personenbezogene Daten. Zur einfachen Bearbeitung erfolgt die Verarbeitung digital und teilautomatisiert. Hiermit informieren wir Sie entsprechend Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung der Daten.

 

Diese Erklärung erweitert die allgemeine Datenschutzerklärung des Stadtsportbundes Oberhausen e. V. für den oben beschrieben Zweck. Die allgemeinen Informationen, wie die Verantwortlichen und das betroffenen Recht können darin nachgelesen werden. Zusätzlich sind darin die allgemeinen Informationen zur Nutzung der Webseite aufgeführt.

 

Art der erhobenen Daten

Innerhalb des Antrags- und Abrechnungsprozesses werden verschiedenste Arten von personenbezogenen Daten erhoben. Dazu gehören die

  • Kontaktdaten der Ansprechperson (Name, E-Mail Adresse, Amt mit Vereinsname, Telefonnummer) und

  • Informationen über die Teilnehmenden (Name, Alter)

 

Neben den personenbezogenen Daten benötigen wir auch weitere Informationen über die zu fördernde Maßnahme und dem Verein. Dazu gehört unteranderem:

  • Der Zeitpunkt der Antragsstellung und der weiteren Einreichungen,

  • die Art der zu fördernden Maßnahme,

  • der Veranstaltungszeitraum,

  • der Veranstaltungsort,

  • Name des Vereins,

  • Kontodaten des Vereins / der Jugendabteilung sowie

  • die Fördersumme.

 

Information zur Verarbeitung der Daten

Die Verarbeitung der Daten erfolgt teilautomatisiert. Dazu verwenden wir Microsoft Forms zur Informationsabfrage, Microsoft Powerautomate zur automatisierten Auswertung, Microsoft SharePoint zur Speicherung der Daten, Microsoft Outlook zur Kommunikation mit der Ansprechperson, Microsoft Team zur internen Kommunikation und Microsoft Power Apps und Microsoft Power BI zur Auswertung der Daten.

Die oben aufgeführten Programme / Apps sind Bestandteil von Microsoft 365, ein Service der Microsoft Corporation (USA). Zu dessen Nutzung wurden die Online Service-Nutzungsbedingungen (OST) inklusive der Data Processing Addendum (DPA) zugestimmt. Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU). Deren Datenschutzbestimmungen können unter folgendem Link nachgelesen werden: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

 

Weitergabe und Einsicht von Daten

Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Wir weisen allerdings darauf hin, dass wir als gemeinnützige Organisation regelmäßig einer Kassenprüfung unterzogen werden können. Dabei dienen die Abrechnungsunterlagen der Förderung einer Kinder- und Jugendarbeit als Nachweis der zweckmäßigen Buchführung. Somit kann durch allen berechtigten Personen der Prüfungsorganisationen eine Einsicht in die Daten erfolgen.

 

Zeitraum der Datenspeicherung

Alle zur Nachweisbarkeit der Förderung erforderlichen Informationen werden für die gesetzliche Dauer gespeichert und anschließend gelöscht. Dazu gehören die Informationen über die geförderte Maßnahme, dem Vereinsnamen, die Fördersumme und die Informationen über die geförderten Teilnehmenden.

Mit erfolgreicher Überweisung der Fördersumme werden die Kontaktdaten der Ansprechperson gelöscht.

Die im Umfragetool Microsoft Forms gespeicherten Informationen werden jährlich manuell gelöscht.

 

Stand: November 2022